Công việc đầu tiên sau khi ra trường, và phần khiến nhiều người chật vật không phải phần chuyên môn — mà là một loạt quy ước mà không ai dạy vì với người đi làm lâu chúng là hiển nhiên.
Bốn khác biệt lớn nhất so với thời đi học
Không có đề bài rõ ràng. Ở trường, mỗi bài tập có yêu cầu, tiêu chí và hạn nộp. Ở công việc, bạn thường nhận một yêu cầu mơ hồ và phải tự làm rõ nó.
Đây là khác biệt lớn nhất, và cách xử lý nằm ở phần dưới.
Đúng không phải tiêu chí duy nhất. Một kết quả đúng nhưng trễ hạn, hoặc đúng nhưng không ai hiểu được, thường không được coi là hoàn thành.
Không ai theo dõi tiến độ của bạn. Không có giảng viên nhắc. Nếu bạn im lặng ba tuần, người giao việc mặc định mọi thứ đang ổn — và phát hiện ngược lại vào lúc muộn nhất.
Làm việc với người không cùng chuyên môn. Việc giải thích cho họ hiểu là phần việc của bạn.
Nhận việc: bốn câu nên hỏi
Hỏi ngay khi nhận việc, không hỏi sau khi đã làm một nửa:
Kết quả cuối cùng trông như thế nào? Một tệp, một báo cáo, một bản trình bày? Ai sẽ đọc nó?
Dùng để làm gì? Câu này quyết định mức chi tiết cần thiết — và nó là câu tiết kiệm nhiều công sức nhất.
Khi nào cần? Hỏi ngày cụ thể, không nhận "sớm nhất có thể".
Có mẫu tương tự đã làm trước đây không? Một ví dụ tiết kiệm hàng giờ đoán mò và đảm bảo bạn làm đúng định dạng người ta quen.
Bốn câu này mất ba phút và nó là khác biệt giữa một người mới làm lại hai lần và một người mới làm đúng ngay.
Báo cáo tiến độ
Ba nguyên tắc:
Báo trước khi được hỏi. Một tin nhắn ngắn giữa chừng — "phần này xong, đang làm phần kia, dự kiến xong thứ tư" — thay đổi hẳn cách bạn được nhìn nhận.
Báo sớm khi sắp trễ. Trễ mà báo trước ba ngày là một vấn đề quản lý; trễ mà báo vào đúng ngày hạn là một sự cố.
Khi vướng, hỏi sau khi đã thử. Đừng hỏi ngay lúc gặp khó, nhưng cũng đừng tự vật lộn ba ngày. Mốc hợp lý: thử nghiêm túc trong khoảng nửa buổi, rồi hỏi — và hỏi kèm những gì mình đã thử.
Khi mắc lỗi
Chuyện này chắc chắn xảy ra, và cách xử lý quan trọng hơn bản thân lỗi.
Bốn bước:
Báo ngay, nhất là khi lỗi ảnh hưởng tới người khác hoặc tới khách hàng. Lỗi được báo sớm thường sửa được; lỗi bị giấu thì thành lỗi lớn hơn.
Nói rõ phạm vi ảnh hưởng.
Đề xuất cách sửa — kể cả khi bạn không chắc, việc đưa ra một phương án khác hẳn việc chỉ báo lỗi.
Nói mình sẽ làm gì để không lặp lại. Ngắn, cụ thể, không phải một lời xin lỗi dài.
Không nên: giấu, đổ lỗi, hoặc xin lỗi quá nhiều lần. Cả ba đều làm vấn đề trở nên lớn hơn thực tế.
Xây uy tín trong ba tháng đầu
Bốn việc, và chúng có tác dụng hơn mọi nỗ lực chứng minh năng lực:
Đúng hẹn. Với người mới, tính tin cậy có giá trị hơn sự xuất sắc. Người ta giao việc quan trọng cho người mà họ biết sẽ giao đúng hạn.
Hoàn thành sớm một việc nhỏ có ích. Không phải việc lớn nhất — việc nhanh nhất mà người khác thấy được kết quả.
Hỏi nhiều trong tháng đầu. Đây là giai đoạn duy nhất mà hỏi những thứ cơ bản là hoàn toàn bình thường.
Ghi chép. Khi được hướng dẫn một quy trình, ghi lại. Phải hỏi lại lần thứ ba cùng một thứ là điều người hướng dẫn nhớ.
Bốn lỗi phổ biến của người mới
Im lặng khi không hiểu. Gật đầu rồi về làm sai là tốn kém hơn nhiều so với việc hỏi lại.
Nhận mọi việc được nhờ. Trong tháng đầu thì hợp lý; sau đó thì cần biết việc nào là ưu tiên. Nếu không chắc, hỏi người quản lý: "em đang có ba việc này, nên làm cái nào trước?"
Phàn nàn với đồng nghiệp mới quen. Bạn chưa biết ai thân với ai.
Cầu toàn quá mức với việc nhỏ. Dành ba ngày làm hoàn hảo một việc lẽ ra cần nửa ngày là dấu hiệu chưa đọc đúng mức độ quan trọng — và nó ăn vào thời gian cho việc thật sự quan trọng.
Về kỳ vọng
Hai điều nên biết trước:
Sáu tháng đầu thường không thú vị. Việc được giao cho người mới thường là việc đơn giản, lặp lại. Đây không phải dấu hiệu công ty đánh giá thấp bạn — đó là cách xây lòng tin ở mọi nơi.
Cảm giác mình không biết gì là bình thường. Gần như mọi người mới đều trải qua điều này, và nó giảm dần sau khoảng nửa năm.
Mốc sáu tháng
Ngồi lại và trả lời bốn câu:
Tôi đã học được gì mà trước đây không biết?
Người quản lý đánh giá tôi thế nào — và tôi có biết không, hay đang đoán?
Công việc này dẫn tới đâu trong hai năm tới?
Tôi có đang học được gì không, hay chỉ đang lặp lại?
Câu thứ hai là câu nên xử lý ngay nếu đang đoán: hỏi thẳng người quản lý về nhận xét. Rất ít người mới hỏi, và câu trả lời thường cụ thể và hữu ích hơn nhiều so với tưởng tượng.
Khác biệt lớn nhất so với thời đi học là gì?
Không có đề bài rõ ràng — bạn thường nhận một yêu cầu mơ hồ và phải tự làm rõ nó trước khi bắt đầu.
Nên hỏi gì khi nhận việc?
Kết quả cuối trông thế nào và ai đọc, dùng để làm gì, khi nào cần với ngày cụ thể, và có mẫu tương tự đã làm trước đây không.
Khi vướng thì hỏi lúc nào?
Sau khi đã thử nghiêm túc khoảng nửa buổi, và hỏi kèm những gì mình đã thử — đừng hỏi ngay, cũng đừng tự vật lộn ba ngày.
Điều gì xây uy tín nhanh nhất cho người mới?
Đúng hẹn — với người mới, tính tin cậy có giá trị hơn sự xuất sắc.
