Trong một bộ hồ sơ xin học sau đại học, thư giới thiệu là phần duy nhất không do bạn viết — và với nhiều hội đồng, nó là phần được đọc kỹ nhất.
Vấn đề là một thư mạnh cần người viết biết rõ bạn, và đó là thứ không xin được vào tuần trước hạn nộp.
Vì sao thư chung chung gây hại
Người đọc hồ sơ đọc hàng chục thư mỗi mùa và nhận ra ngay một thư không có nội dung: toàn tính từ, không ví dụ cụ thể, không so sánh, và ngắn.
Họ đọc nó theo một trong hai cách — người viết không biết rõ bạn, hoặc biết nhưng không có gì cụ thể để khen. Cả hai đều bất lợi hơn so với việc bạn nộp thư của một người khác.
Nghĩa là: một thư từ người có chức vụ cao mà không biết rõ bạn yếu hơn một thư từ giảng viên trẻ đã hướng dẫn bạn làm một đề tài nhỏ. Đây là điểm quan trọng nhất và nhiều người làm ngược lại.
Chọn ai
Bốn tiêu chí, theo thứ tự:
Người đã làm việc trực tiếp với bạn — hướng dẫn khoá luận, hướng dẫn một đề tài sinh viên, dạy một môn mà bạn tham gia nhiều.
Người dạy môn gần với hướng bạn định học tiếp. Thư từ đúng lĩnh vực có trọng lượng hơn.
Người có thể so sánh bạn với nhiều sinh viên khác. Câu "trong số sinh viên tôi đã hướng dẫn, em này thuộc nhóm đầu về khả năng tự đặt vấn đề" là loại câu có sức nặng nhất, và chỉ người dạy lâu năm viết được.
Người sẽ viết đúng hạn. Nghe thực dụng nhưng nó quan trọng: một thư không tới kịp thì hồ sơ không được xét, dù mọi phần khác hoàn hảo.
Nếu cần ba thư, cách phân bổ hợp lý: hai người biết rõ chuyên môn của bạn, một người nói được về cách bạn làm việc — có thể là người hướng dẫn thực tập hoặc người phụ trách một hoạt động bạn tham gia.
Xây từ năm thứ ba
Đây là phần quyết định và nó phải bắt đầu sớm.
Bốn việc tạo ra cơ sở để ai đó viết được một thư có nội dung:
Chọn một hai môn để làm thật tốt và tham gia tích cực — hỏi, phát biểu, làm bài đầy đủ. Giảng viên nhớ những sinh viên này.
Tới giờ tiếp sinh viên. Rất ít sinh viên tới, và một hai lần trao đổi về chuyên môn tạo ra ấn tượng khác hẳn với việc chỉ là một cái tên trong danh sách.
Xin tham gia một việc nghiên cứu, dù là việc nhỏ — hỗ trợ thu dữ liệu, giúp một phần phân tích. Đây là cách mạnh nhất, vì nó cho người viết chất liệu về cách bạn làm việc thật.
Làm khoá luận nghiêm túc với một người bạn muốn xin thư. Người hướng dẫn khoá luận gần như luôn là người viết thư mạnh nhất.
Xin thế nào
Bốn điểm:
Xin sớm — ít nhất một tháng trước hạn. Xin trước hai tuần là đặt người viết vào tình thế khó và thường nhận được một thư viết vội.
Xin gặp trực tiếp nếu có thể, hoặc viết một thư đầy đủ nếu không.
Hỏi theo cách cho phép họ từ chối. "Thầy/cô có thể viết cho em một thư giới thiệu mạnh được không ạ?" — chữ "mạnh" là chữ quan trọng. Nó cho người không đủ cơ sở một cách từ chối lịch sự, và điều đó có lợi cho bạn hơn nhiều so với việc nhận một thư nhạt.
Nếu họ do dự, đừng ép. Sự do dự là câu trả lời, và tìm người khác là lựa chọn đúng.
Bộ tài liệu gửi kèm
Đây là việc giúp người viết nhiều nhất và ít sinh viên làm.
Gửi một tệp gồm:
Lý lịch khoa học hoặc bản tóm tắt quá trình học tập.
Bảng điểm.
Thông tin về chương trình bạn đang nộp và vì sao bạn chọn nó.
Bài luận động lực nếu đã viết.
Một bản nhắc lại những gì bạn đã làm với chính người đó — học môn nào, năm nào, làm đề tài gì, kết quả ra sao. Phần này quan trọng nhất: người dạy vài trăm sinh viên mỗi năm không nhớ chi tiết, và bản nhắc này là thứ biến một thư chung chung thành một thư có ví dụ.
Kèm theo: hạn nộp của từng nơi, cách nộp, và địa chỉ gửi.
Sau khi nhờ
Ba việc:
Nhắc một lần, một tuần trước hạn — nhẹ nhàng, và kèm lại thông tin về cách nộp.
Báo kết quả khi có, dù được hay không. Việc này ít ai làm và người viết thư luôn muốn biết.
Giữ liên lạc. Bạn có thể cần thư của họ lần nữa sau vài năm, và một người bạn vẫn giữ liên hệ viết được thư mạnh hơn nhiều so với một người bạn chỉ tìm tới khi cần.
Nếu không có ai biết rõ mình
Tình huống này xảy ra, nhất là với người học ở lớp đông hoặc đã ra trường vài năm.
Ba cách xử lý:
Liên hệ lại người từng dạy mình, gửi kèm bản nhắc chi tiết về thời gian đó — nhiều người sẵn sàng viết khi có đủ chất liệu.
Xin thư từ nơi làm việc, nếu công việc liên quan tới hướng học tiếp. Nhiều chương trình chấp nhận.
Và với người đang tính học tiếp trong vài năm tới mà chưa có ai: đây là lý do để bắt đầu xây quan hệ ngay bây giờ — tham gia một nhóm nghiên cứu, học một khoá ngắn với người trong lĩnh vực, hoặc làm một dự án chung. Một năm chuẩn bị đổi được chất lượng của cả bộ hồ sơ.
Nên xin thư từ người có chức vụ cao hay người biết rõ mình?
Người biết rõ mình — một thư từ giảng viên trẻ đã hướng dẫn bạn mạnh hơn một thư từ người có chức vụ cao mà không có ví dụ cụ thể.
Hỏi xin thư thế nào?
Hỏi liệu thầy cô có thể viết một thư giới thiệu mạnh không — chữ mạnh cho người không đủ cơ sở một cách từ chối lịch sự.
Nên gửi kèm những gì?
Lý lịch, bảng điểm, thông tin chương trình, bài luận, và quan trọng nhất là bản nhắc lại những gì bạn đã làm với chính người đó.
Chuẩn bị từ khi nào?
Từ năm thứ ba: chọn một hai môn làm thật tốt, tới giờ tiếp sinh viên, xin tham gia một việc nghiên cứu nhỏ, và làm khoá luận nghiêm túc.
